Consejos al elegir ponentes en una WordCamp

Dentro de poco celebraremos la WordCamp Granada 2024, que tendrá el nombre de Congreso Abierto de Innovación en Turismo (CAIT). Y mientras organizamos la WordCamp aprovecho para comentar el proceso de selección de ponentes.

Como sabrás, las WordCamps son eventos de la comunidad global de WordPress que reúnen a usuarios, configuradores, desarrolladores, diseñadores, empresas y entusiastas de todo el mundo WordPress.

Elegir a los ponentes adecuados es fundamental para crear una experiencia amigable e informativa para los asistentes.

Aunque muchos vayamos a las WordCamps sin pensarlo, tenemos que tener en cuenta que el programa de una WordCamp es muy importante sobre todo para asistentes no asiduos a eventos de la comunidad.

Algunos tips antes de empezar

Experiencia y diversidad:

Busca ponentes con experiencia en WordPress, ya sea como desarrolladores, diseñadores, bloggers o usuarios avanzados.
Considera la experiencia del ponente en hablar en público.
Busca una variedad de ponentes en cuanto a su experiencia, género, origen y enfoque.
Los ponentes no sólo deben estar enfocados a WordPress. Cualquier charla, ponencia o taller basada en Software Libre es aceptada y agradecida.

Temas relevantes

Elige temas relevantes para la comunidad de WordPress. Si asistes a la comunidad local, lo tienes más fácil porque conocerás las inquietudes de la comunidad.
Puedes consultar las sugerencias de temas en el Handbook de WordPress o realizar una encuesta a la comunidad.

Proceso de selección

Una vez hayas recibido todas las solicitudes, crea un proceso de selección claro y transparente. Apóyate en el resto de organizadores, voluntarios, comunidad, etc. para elegir el programa final.

Existen muchas formas de seleccionar a los ponentes para una WordCamp, cada una con sus ventajas y desventajas. Cada organizador puede variar o inventar alguna. Siempre dependerá del criterio de los organizadores y el responsable. Sino se te ocurre alguna, aquí tienes alguno para empezar a pensar el tuyo:

1. Convocatoria abierta:

Ventajas: Permite recibir una gran cantidad de propuestas de ponentes.
Desventajas: Puede ser difícil seleccionar las mejores propuestas entre una gran cantidad de opciones.
Cómo funciona:
- Publica una convocatoria abierta en el sitio web de la WordCamp y en las redes sociales.
- Establece una fecha límite para la recepción de propuestas.
- Define los criterios de selección que se utilizarán para evaluar las propuestas. Indícanos expresamente en el formulario del sitio web de la WordCamp.
- Utiliza una herramienta online para gestionar las propuestas.

2. Comité de selección:

Ventajas: Permite evaluar las propuestas de forma más detallada y personalizada.
Desventajas: Puede ser un proceso más lento y menos transparente.
Cómo funciona:
- Forma un comité de selección compuesto por miembros de la comunidad de WordPress.
- Define los criterios de selección que se utilizarán para evaluar las propuestas.
- Asigna las propuestas a los miembros del comité para su evaluación.
- Reúne al comité para discutir las propuestas y tomar una decisión final.

3. Combinación de ambos métodos:

Ventajas: Permite aprovechar las ventajas de ambos métodos, ya que puedes invitar a los ponentes pre-seleccionados y así garantizar su predisposición.
Desventajas: Puede ser un proceso más complejo.
Cómo funciona:
- Publica una convocatoria abierta para recibir propuestas.
- Preselecciona las mejores propuestas.
- Invita a los ponentes preseleccionados a presentar su propuesta de forma más detallada ante el comité de selección.
- Toma una decisión final sobre la base de las presentaciones.

Independientemente del método que se elija, es importante ser claro y transparente en los criterios de selección. Al finalizar el proceso, comunica la decisión final a los ponentes de forma oportuna. Y no olvides ofrecer a los ponentes seleccionados la información y el apoyo que necesitan para preparar su charla. Esto ayudará a garantizar que hagas un filtro para tener los mejores ponentes para la WordCamp.

Tiempos del proceso:

Establece una fecha límite para la recepción de solicitudes de ponencia.
Comunica a los ponentes la decisión final con suficiente antelación. Recuerda que deberán prepararse la presentación y algunos puede que vengan de otras provincias y deben organizar el viaje.
Si algún ponente no puede asistir finalmente, ten siempre ponentes de reserva.
Organiza el programa del día colocando las charlas, sus tiempos, descansos, tracks, etc.
Ésto lo puedes realizar en una tabla Excel típica. Te pongo abajo una tabla de ejemplo con la que podrás empezar.
Ponte en contacto con el organizador del swag para buscar una imprenta e imprimir el programa a todos los asistentes.

Ejemplo de una tabla básica para un programa de evento con sólo 1 track:

Hora	Track Principal	Duración
08:45:00	Acreditación y Registro	00:30:00
09:15:00	Apertura y Bienvenida	00:30:00
09:45:00	Speaker 1	00:35:00
10:20:00	Speaker 2	00:35:00
10:55:00	Café Networking	00:35:00
11:30:00	Speaker 3	00:35:00
12:05:00	Speaker 4	00:35:00
12:40:00	Speaker 5	00:35:00
13:15:00	Speaker 6	00:35:00
13:50:00	Foto de Grupo	00:15:00
14:05:00	Comida	01:00:00
15:05:00	Concursos / Juegos / Charla / Networking	00:35:00
15:40:00	Speaker 7	00:35:00
16:15:00	Speaker 8	00:35:00
16:50:00	Café Networking	00:35:00
17:25:00	Speaker 9	00:35:00
18:00:00	Speaker 10	00:35:00
18:35:00	Mesa debate / Conclusiones / Tiempo extra / etc	00:45:00
19:20:00	Sorteos y Clausura	00:30:00
19:50:00	Fin

Comunicaciones con los ponentes

Mantén una comunicación clara y regular con los ponentes seleccionados.
Proporcionales toda la información que necesitan para preparar su charla.
Déjales claro el código de conducta, ya que deberán confirmar que lo han leído y están de acuerdo.
Si tu WordCamp cuenta con los suficientes voluntarios como para tener un voluntario como ayudante, indícaselo

Requisitos de la charla

Define la duración de las charlas.
Especifica el formato de la charla (presentación, taller, etc.).
Proporciona información sobre el equipo audiovisual disponible.

Formatos de la charla

Presentaciones: El formato más común, ideal para compartir conocimientos e ideas.
Talleres: Permiten a los asistentes aprender de forma práctica.
Mesas redondas: Ofrecen diferentes perspectivas sobre un tema.
Charlas tipo «lightning talk»: Presentaciones cortas y dinámicas.
En definitiva, cualquier formato que pueda gustar a los asistentes. Recuerda, siempre piensa en el asistente y en la comunidad.

Para organizar todo el timing de las tareas y que no se te olvide nada, el organizador tiene en el propio panel de organización de la WordCamp un planificador. Aquí tienes una captura por ejemplo del planificador de Ponentes:

Beneficios para el ponente

Si es posible, indica en el formulario los beneficios que tendrá el ponente. Cuántos más indiques, mejor. Abajo te dejo unos pocos. En una WordCamp todos ganamos. Ser ponente en una WordCamp ofrece una serie de beneficios para los profesionales de WordPress:

Compartir conocimiento:

Oportunidad de compartir tu experiencia y conocimiento con la comunidad de WordPress.
Aumentar tu visibilidad y reconocimiento como experto en WordPress.

Conocer a otros profesionales:

Establecer contactos con otros profesionales de WordPress de todo el mundo.
Aprender de otros ponentes y asistentes.
Ampliar tu red de contactos profesionales.

Desarrollar tus habilidades:

Desarrollar tus habilidades de oratoria y presentación.
Recibir retroalimentación sobre tu trabajo.
Mejorar tu capacidad para comunicar ideas de forma clara y efectiva.

Y más:

Entrada gratuita al evento, incluyendo lo que pueda incluir: desayuno, almuerzo, welcome pack, etc.
Oportunidad de ser invitado a hablar en otras WordCamps.
¡La cena de ponentes! La cena que típicamente se realiza el día anterior a la WordCamp y que te permite estar en contacto con otros ponentes, los organizadores, voluntarios y patrocinadores.

Si eres un apasionado (friki para los modernitos) de WordPress y te interesa compartir tu conocimiento con la comunidad, te animo a que consideres la posibilidad de presentar una charla para una WordCamp. Sin miedo. Nadie en la comunidad WordPress te va a juzgar. Al contrario, te ayudarán. Todos hemos pasado por ahí.

Últimos consejos

para el ponente

Por último, se me ocurren algunos consejos más para un ponente:

Elige un tema relevante para la comunidad de WordPress y para la WordCamp concreta.
Orienta tu charla para la comunidad concreta. Puedes usar términos de la zona, características del lugar, curiosidades, etc.
Prepara una propuesta atractiva que destaque tu experiencia y conocimiento.
Practica tu presentación y asegúrate de poder hablar con fluidez.
Sé profesional y cumple con los plazos establecidos por la organización.
En caso de que no pudieras asistir, contacta rápidamente con el organizador para que te pueda sustituir por otro ponente.

para el organizador

Si puedes, organiza un evento de pre-WordCamp para que los asistentes puedan conocerse y empezar a establecer contactos. Es típico que el jueves anterior a la WordCamp se haga una meetup.
Ofrece una variedad de actividades para los asistentes, como mesas redondas, paneles de discusión y eventos sociales.
Solicita retroalimentación a los asistentes después del evento para mejorar el programa en futuras ediciones.

Conclusión:

Siguiendo las recomendaciones de esta guía, podrás crear un programa atractivo e informativo que satisfaga las necesidades de tu comunidad local de WordPress. Nadie la conoce mejor que tú.

Y si tienes alguna duda, siempre pregunta a tu mentor de WordCamp o en el canal #wordcamps del Slack de la comunidad WordPress en España.

Aquí hay algunos enlaces a recursos adicionales: