Compartir entradas en borrador con colaboradores externos (con y sin plugin)

Solo hay 2 tipos de usuarios en WordPress. Los que alguna vez han tenido que compartir un borrador con alguien externo a la web, y los que necesitarán hacerlo.

Seas del grupo que seas, guarda este artículo en tus marcadores, porque cuando te vuelva a pasar o te pase por primera vez, lo vas a echar de menos.

Introducción

Existen muchos casos en los que necesitas que alguien que no tiene acceso a tu WordPress, revise un contenido para dar el visto bueno antes de que lo publiques.

Si un cliente te ha contratado una publicación, querrá verla antes de hacerla visible para todo el mundo.

Si tienes colaboradores externos que te ayudan con la edición del contenido, querrán verlo antes.

Si un autor invitado te envía un artículo y tuviste que ajustar alguna parte del texto, querrá ver los cambios antes.

La buena noticia es que existen 2 formas de hacerlo muy sencillas. Una a través del plugin Public Post Preview (he usado este de ejemplo, pero puedes utilizar el que más te convenga). Y otra introduciendo un código en el archivo functions.php.

La única mala noticia es no haber leído este artículo antes.

1. Compartir entradas en borrador con un plugin

Si no tienes un conocimiento avanzado de WordPress o no tienes acceso al servidor a través de FTP, SFTP, SCP, SSH o del panel de tu hosting, instalar este plugin resolverá rápidamente el problema sin quebraderos de cabeza.

⚠️ Antes de hacer nada, haz una copia de seguridad completa de la web. De hecho, lo ideal, si tienes la oportunidad, es probar el funcionamiento de cualquier plugin en una instalación de WordPress que uses de laboratorio. Sobre todo para asegurarte de que funciona como esperas y de que cumple con tus expectativas, y no deja restos en la base de datos de tu proyecto principal si decides desinstalarlo.

1. Busca el complemento en la página de plugins de WordPress, instálalo y actívalo.

2. Ve a la sección de entradas, localiza el artículo en borrador que quieres compartir y edítalo. Verás que, justo debajo del desplegable para seleccionar al autor, en el menú vertical derecho, aparece una casilla en blanco con el texto “Activar la vista previa pública”.

Al activar la casilla, justo debajo, aparece un nuevo campo con una URL y un botón de copiar. Esa es la URL que debes copiar y entregar a la persona que necesita ver el texto sin tener que tener una cuenta de usuario.

3. Activa la casilla, copia la URL, guarda los cambios y siéntate a espera los halagos (o los reproches) de la persona que tiene que corregir o validar tu artículo. Así de fácil.

2. Compartir entradas en borrador sin plugin

Si tu experiencia con WordPress es dilatada, quizás prefieras ahorrarte la instalación de un plugin y conseguir el mismo objetivo añadiendo un código en el archivo functions.php que se encuentra en la carpeta del tema que tienes instalado.

Para hacer esto, necesitas acceso a las carpetas del servidor a través de una conexión FTP, SFTP, SCP o SSH, y hacer las cosas con mucho cuidado, ya que un error en los archivos del servidor puede acabar con tu web y con tus ilusiones.

⚠️ Sepas o no dónde te estás metiendo, antes de nada, haz una copia de seguridad completa de la web y, si tienes la oportunidad, realiza los pasos de este punto en un WordPress de prueba hasta comprobar que todo funciona correctamente.

1. Una vez en el servidor, accede a la carpeta de la versión child de tu tema y haz una copia de seguridad del archivo functions.php:

El archivo se encuentra en la siguiente ruta:

/wp-content/themes/nombre-de-tu-tema-child/functions.php

ℹ️ Si no tiene una carpeta con el nombre de tu tema seguido de “-child”, puedes trabajar de forma temporal con el archivo functions.php que está en la carpeta de tu tema.

No olvides crear una versión child de tu tema lo antes posible, ya que si no todos los cambios que hagas serán sobrescritos la próxima vez que actualices el tema.

Consulta la documentación de tu tema para más información.

2. Abre el archivo con un editor de texto, sitúate el final del texto e introduce el siguiente fragmento de código:

/*
 * Función para compartir borradores con colaboradores externos.
 */
function allow_draft_preview( $query ) {
    if ( isset( $_GET['key'] ) && 'guest' === $_GET['key'] ) {
        if ( $query->is_main_query() ) {
            $query->set( 'post_status', array( 'publish', 'draft' ) );
        }
    }
}
add_action( 'pre_get_posts', 'allow_draft_preview' );

3. Guarda el archivo, ciérralo y visita la web para confirmar que todo está en orden. Si el código introducido no es el correcto, o ha habido algún error al incorporarlo, tu web dejará de funcionar y aparecerá el siguiente error:

4. Revisa el código introducido en functions.php para detectar el problema y, si no lo consigues, restaura la copia del archivo y vuelva a empezar.

5. Ve a la sección de entradas, localiza el borrador que quieres compartir, edítalo y, en el menú horizontal pulsa sobre “Ver la entrada” para ver la vista previa de la entrada en borradores.

6. Copia la URL de la vista previa y añade al final el código “&key=guest”. Ahora cualquiera con esa URL puede ver el artículo sin necesidad de estar logado ni de tener una cuenta de usuario. La URL final debe ser como la siguiente:

https://midominio.com/?p=4285&key=guest

3. ¿Cuál es la mejor opción?

Incluso en el hipotético caso de que sepas resolver el problema de las 2 formas, la respuesta dependerá de tus necesidades.

Si no te importa añadir plugins a tu WordPress, tiene ciertas ventajas.

Con ese plugin puedes activar la vista previa pública solo en los contenidos concretos que quieres compartir, mientras que el fragmento de código del functions.php habilita la vista pública en todas las entradas en borradores, de tal forma que, si alguien conoce el ID de alguna de ellas, podrá acceder al contenido sin tener permisos de usuario.

Esto es poco probable, pero posible.

Además, con el plugin, en cualquier momento puedes deshabilitar la vista pública de cualquier contenido con un solo clic.

A los que nos gusta tener el mínimo de plugins posible para optimizar el rendimiento, la seguridad y el mantenimiento, preferimos añadir código al functions.php, aunque tengamos que habilitar y deshabilitar el fragmento cuando queramos compartir algún borrador.

Si tienes un archivo functions.php con mucho código, siempre puede crear plugins de forma sencilla con él, siguiendo esta guía.

4. Cosas que ya no tienes que (ni debes) hacer

Ya no necesitas crear un usuario nuevo para cada cliente o colaborador que necesite validar un artículo, aumentando el número de páginas de autor vacías, las cuales se indexan en Google, derrochan tu crawl budget y aumentan el riesgo de intrusión.

Por otro lado, ya no necesitas hacer públicos contenidos que son privados o que no están terminados, solo para que alguien externo a la web pueda verlos y dar el visto bueno.

Estos contenidos también se indexan y aparecen en el buscador, por lo que pueden ser vistos por muchas más personas de las que te gustaría.

Con WordPress nunca hay una única respuesta correcta y no suele haber una limitación que dure mucho.

Te invitamos a participar en la gran comunidad de voluntarios y colaboradores de WordPress España para compartir tus conocimientos y establecer sinergias.

Tu experiencia es la solución a los problemas de otros.