Plugin Solicitudes y confirmacion.

Hola amig@s.

Lo que pasa es que necesito un plugin que permita por medio de un formulario, que los usuarios(empleados de un empresa en este caso) puedan generar solicitudes o permisos por citas medicas o diligencias etc, la idea seria que ellos rellenaran este formulario y por medio de un botón lo enviaran al coordinador del area el cual se encarga de aceptar o rechazar la solicitud, hasta hay parece facil no?, pero lo que no he podido encontrar es como hacer para que cuando el coordinador acepte o rechace la solicitud se le envie una confirmacion al empleado que la realizo, ademas de un texto en el cual se explique un porque en caso de ser rechazada.

Entonces estoy en busca de un plugin que me permita hacer esta funcionalidad o bien por codigo.

Nota: tener en cuenta que el formulario estaria en un sitio web(intranet en este caso) y cuando se envie debe llegar al correo y desde hay el coordinador responder y la respuestas llegar a wordpress

Nota 2: Hay alguna forma de que el usuario rellene el formulario en el sitio y desde el dashboard el coordinador responda y la respuesta llegue al usuario en el sitio sin tocar el correo, esta manera tambien me sirve gracias.