Reto con tablas y busquedas

Buenos dias, sere breve en mi explicacion (pero no en mis agradecimientos 😀 )

Queremos hacer unos carnets de socio, con un codigo bidi, y lo que queremos es que al escanear el codigo con cualquier mobil indique si el socio esta «activo» o «inactivo». Asi nos aseguramos que nadie use el carnet de socio sin pagar la quota.
Mi primera inercia fue crear una estructura de carpetas, cada carpeta estaba numerada con el numero de socio, y dentro un .html sencillo con un mensaje u otro. Generaba cada bidi apuntando a su carpeta y archivo. Cada vez que he de repasar los socios, cojo mi excel, veo quienes han cambiado, y por filezilla cambio el archivo en cada directorio…

Pero estoy muy muy seguro que hay otra manera mas facil de gestionarlo, yo he pensado en consulta, con un ?find me muestre el resultado de la tabla, asi al momento de ir modificando mi excel (o el archivo en tabla que sea, me da igual) ya se modifique el resultado de consultar el bidi.

Buscaria en google… pero no se ni por donde empezar… por lo que he encontrado deberia mezclar XML con HTML, es decir, subir mi tabla como XML a la pagina y que el html sea quien haga la consulta… pero soy paleto… y no me entero (he probado pero no es el resultado que quiero)

Alguna idea???

Gracias de antemano por leer hasta aqui!