El martes 17 de enero hemos realizado la primera reunión del año de preguntas y respuestas sobre organización de WordCamps. Aquí os dejo las notas tomadas por si queréis consultarlas de nuevo o si no pudisteis venir.
Documento (Google Spreadsheet) de hitos de una WordCamp. Este documento muestra al detalle las fases de organización de una WordCamp (muy al detalle, no asustarse). Las filas representan el rol de un organizador –según el tamaño de la WordCamp una persona puede abarcar varios–, y las columnas un periodo de tiempo previo al evento (X antes del día del evento). La intensidad del color también refleja los momentos de mayor/menor carga de trabajo.
Existe una segunda pestaña con un listado detallado de tareas en el que puedes modificar la fecha del evento y te «calcula» una fecha estimada de cuándo cada tarea debería estar hecha. Podéis duplicar este documento en vuestra cuenta y adaptarlo a vuestro equipo o a las necesidades que tengáis.
Podéis proponer mejoras/cambios en el canal #wordcamps del Slack de WordPress España.
Sobre el orden de la solicitud, acuerdos y requisitos
- ¿Tiene que estar cerrada la localización del evento antes de solicitar organizar la WordCamp? No, puedes rellenar primero el formulario de solicitud y después cerrar el local y las fechas. Son datos que habrá que tener antes de publicar oficialmente el evento, pero se puede avanzar en otros frentes antes.
- Fechas de eventos. Aunque es interesante -por tema de patrocinadores principalmente- que no coincidan dos WordCamps en el mismo país el mismo fin de semana, puede que en España en algún momento sea inevitable. Tiene sentido si son en dos regiones lejanas, ya que al ser un evento local, el público es distinto. Aún así, los mentores son los que mejor saben las fechas que barajan otras WordCamps y pueden orientar.
- Hace falta siempre un acuerdo firmado/contrato por el local donde se celebrará el evento. Hay una plantilla en caso de que no tengan. Lo mejor es que tenga detallado el precio final, lo que se está cediendo y la política de cancelación. No lo tiene que firmar el organizador sino un representante de WordCamp Central. De esta manera el seguro cubre el evento.
- Los acuerdos de los patrocinadores también tienen que estar firmados por un representante de WordCamp Central, no por el organizador líder para que tengan validez legal en caso de alguna circunstancia. Lo normal es que primero lo firme el patrocinador y después se envíe a Central para que se firme y almacene. A veces el patrocinador lo pide firmar después, en ese caso no hay que olvidar subir el acuerdo a la entrada del patrocinador en la web de la WordCamp.
- En 2022 y de momento en 2023 no se está siendo estricto con que las comunidades locales tienen que tener 6-9 meses de actividad en la meetup antes de organizar una WordCamp porque muchas se están aún reactivando. Si había comunidad antes de la pandemia, una WordCamp es una buena manera de volver a juntar a todo el mundo.
Sobre meetups, locales y finanzas de una WordCamp
- Si tu meetup tiene problemas para encontrar un local, recuerda que está activo el programa de fondos para ayudar a pagar el local
- Muchas ciudades y países tienen problemas a la hora de reservar espacios a las comunidades WordPress (al ser una fundación de EE.UU.) y tienen que hacerlo a través de ONG locales o creadas para ello.
- No suelen ser problemas bloqueantes y siempre se encuentra una opción para solucionarlo. Envía tu solicitud de WordCamp y después de que sea verificada, en la orientación se pueden plantear todos esos escenarios.
- ¿Las facturas de los proveedores de la WordCamp van con IVA o sin IVA? Aunque muchas gestorías consideran que la norma indica que al facturar a la fundación (EE.UU.) no hay que añadir el IVA, a algunos proveedores les instan a añadirlo al estar ofreciendo un servicio en suelo nacional. Desde Central no se solicita que se haga de una manera u otra, pero sí pedimos que se pregunte antes y, en caso de tener que pagar la factura con IVA, se añada el precio final al presupuesto para que no haya sorpresas de última hora.
- Los organizadores pueden pagar de su bolsillo pequeños gastos que tienen que ser pagados al momento y después solicitar un reembolso desde la web de la WordCamp.
- En países donde es un problema (financiero, legal o incluso político) gestionar dinero con una fundación de EE.UU., existe la opción de gestionar el dinero sin que este pase por Central (WPCS). En este caso se solicitará un informe de transparencia exhaustivo sobre cada céntimo del evento.
Sobre dossieres, nuevas WordCamps y do_actions
- Sería interesante tener un dossier en español sobre «Qué es WordPress» o «Qué es una WordCamp» porque muchas instituciones no tienen ni idea. Granada tiene algo que ya han utilizado y puede que sea una base para un documento compartido.
- Hay interés en reavivar la WordCamp Latam -ya se comentó en las reuniones de noviembre-, pero hay que poner en contacto a las personas que quieren sumar.
- ¿Tiene sentido meter un do_action en la WordCamp? Depende de la organización de cada evento/equipo. En Pontevedra se sacó fuera por comodidad a la hora de gestionar los patrocinios: ya se tenían apalabrados y no hubo que hacer una llamada pública a patrocinadores. Además, pagaron directamente la comida/café y los hosting de las ONG y así no hubo que gestionar ni un euro desde el equipo (técnicamente todo fueron patrocinios en especie).
¡Muchas gracias a @peiraisotta por su ayuda resolviendo dudas y a Luis Miguel Climent, Javier Casares, Nilo Vélez, Pablo Hernández, Ana Cirujano y Óscar (creo que no me dejo a nadie) por compartir sus experiencias!
