Ayer martes 18 de abril nos volvimos a reunir para charlar sobre cómo organizar una WordCamp y todas las dudas que surgen alrededor del tema. Aquí un breve resumen de los temas que tratamos, ¡podéis añadir comentarios y preguntas en los comentarios!
Ubicación, procesos y merchandising
📦 Normalmente el organizador líder (o el del equipo organizador con la casa/trastero más grande) reciben los paquetes de los patrocinadores que necesitan enviar el material antes del evento. A veces si hay buena relación con la ubicación y tienen algún tipo de almacén y recepción, se pueden enviar directamente al lugar donde se va a hacer la WordCamp, pero no suele ser así. Es importante durante el evento animar a los asistentes a pasar por los puestos de patrocinadores y que arrasen con todo, ellos se quedan más contentos, y así no tienen que volver a hacer cajas con restos que el organizador se tenga que volver a llevar a casa hasta que manden a una empresa de paquetería a buscarlo de nuevo.
📝 Una WordCamp para ser oficial y aparecer en el calendario necesita el presupuesto aprobado, la firma del acuerdo con la ubicación, y la ficha en la web de Central completa. Debatimos sobre el caso en que haya que hacer un pago para reservar la fecha en la localización decidida. La mejor solución sería tener el presupuesto ya aprobado, obtener el acuerdo/presupuesto para firmarlo y que dé un plazo de X días para hacer ese pago. En ese periodo se podría publicar la WordCamp oficialmente y emitir el primer pago correspondiente al X% que solicitaran. Es normal que haya ciertos proveedores que desconfíen de una empresa estadounidense y unos chavales que no representan a nadie. Podemos enseñarles información sobre otras WC que se celebran en España, el mapa de Central para que vean que es algo real e internacional, etc., para que se sientan algo más tranquilos (aunque no lo estarán hasta que esté el dinero en su banco, luego pronto verán que se paga bien y rápido!)
Presupuestos, necesidades especiales y modificaciones
💸 Cuando un presupuesto se aprueba, Central se compromete a que esa WordCamp salga adelante con los organizadores, aunque por el motivo que fuera, no consiguieran ningún patrocinio local o se quedasen cortos. Por eso es importante el proceso de aprobación, que sea lo más ajustado posible y que solo cubra lo necesario para que los asistentes tengan una buena experiencia. Es algo que no pasa nunca, pero los organizadores tienen que estar tranquilos porque no se les va a «quitar» la WordCamp una vez está aprobada.
♿️ Si en algún momento antes del evento surge una necesidad que no estaba contemplada en términos de accesibilidad, por ejemplo, hace falta un intérprete de signos, es algo que hay que intentar tener al 100%. El propio manual añade: The global community team can help WordCamps with an additional accessibility grant to cover the expenses related to special accommodation requests if necessary. Es decir, aunque no esté contemplado en el presupuesto aprobado, se puede contar con ese dinero extra en caso de que no llegara con lo planificado.
Si para el próximo año crees que vas a tener el mismo gasto, puedes añadirlo en la planificación y comunicarlo durante la revisión del presupuesto para que se tenga en cuenta en la cantidad de los patrocinadores globales, o bien intentar cubrirlo con patrocinadores locales y darle más publicidad a que vas a tener ese servicio, o simplemente esperar a ver si vuelve a surgir y solicitarlo cuando así sea. Se pueden añadir líneas al presupuesto y poner entre paréntesis (si es necesario) o similar.
📈 Cualquier presupuesto está sujeto a cambios según van surgiendo situaciones y no hay problema. Si son variaciones mínimas (algo sube unos euros) no hay problema. Si es un gasto a añadir, lo correcto es comunicárselo primero al mentor para que te oriente. Si es algo significativo en términos generales, se solicita la aprobación a Central y así queda constancia para que a la hora de hacer los pagos no haya que volver a preguntar el ¿de dónde sale eso que no estaba aprobado?
Coste por asistente, patrocinadores y venta de entradas
💶 ¿Cuánto es un coste por asistente/día habitual? Normalmente siempre se ha hablado de 40€ por persona por día como una cifra a la que intentar llegar. Con las subidas de precios de este último año, esta cifra está siendo más habitualmente 50€ por persona por día. De todos modos, hay que analizar el presupuesto detenidamente porque, por ejemplo, si hay que pagar por la localización, suele ser un coste alto y ya condiciona el total. Sobre todo si se compara con otro evento que ha tenido la cesión gratuita del auditorio, etc. Se analiza caso a caso, pero sí que se intenta mantener un coste lo más bajo posible.
✅ ¿Cuándo consideramos un patrocinador como oficial en nuestra WordCamp? Cuando hayamos recibido la confirmación de que ha pagado. El proceso siempre es: rellenan el formulario, nos aseguramos que cumplen con la GPL, les enviamos el acuerdo de patrocinio para que lo firmen, se lo enviamos a Central para que lo firmen también, generamos la factura desde la web de la WordCamp, Central se la envía y nos notifica cuando esté pagada.
Podemos preparar su página con su logo y toda su información y dejarla en borradores para simplemente publicarla en el momento en que nos avisen de que todo ok, pero NUNCA publicar nada si no han pagado, aunque sea una empresa de absoluta confianza o habitual. Desde hace unas semanas hay que tener en cuenta que cuando Central recibe el pago, no solo notifica a la persona que subió la factura en el administrador de la web, sino también a la empresa que ha hecho el pago, así que el patrocinador sabe que desde ese momento ya puede salir en nuestra web. No hace falta que sea algo instantáneo, pero no lo dejéis estar varias semanas.
🎟️ Estamos viendo en las últimas WordCamp que las entradas se están vendiendo sobre todo las últimas 2-3 semanas. Esto es estresante para los organizadores porque no saben si van a tener suficiente gente, si va a sobrar comida o camisetas… pero no podemos hacer mucho. Lo bueno es que cuanto más cerca del evento, más posibilidades de que esa persona sí que asista con seguridad y el número final de entradas vendidas sea más parecido al número final de asistentes. Una vez se publica el programa suele haber un empujón de ventas. Se puede probar a hacer algún tipo de descuento/regalo a la gente que las compra con antelación, o anunciar claramente que si no la compras antes del día X no tendrás tu talla de camiseta, o técnicas similares. Aún así, seguiremos analizando entre todos las tendencias de esto para ver cómo siguen en Barcelona y Cartagena -que son los siguientes eventos-.
¡Muchas gracias a Diego, Luis Miguel, Nilo, Ana, Alejandro y Gustavo por pasarse! 🥰
Y recordad: WordCamp Barcelona está próxima y WordCamp Cartagena tiene todas las llamadas abiertas! Nos vemos el próximo mes 👋
