Resumen reunión WordCamp España Online 2020 del 3/04/2020

Resumen reunión WordCamp España Online 2020 del 3/04/2020

Asisten a la reunión: @bi0xid, @desafio, @davidperez, @sacrajaimez, @weiko, @olgamolinag, @mpcdigital, @fernandot y @pablo-moratinos

  • Se informa de que hemos recibido acceso a la cuenta de Crowdcast destinada a la emisión de la WordCamp. Sin embargo, debido a problemas de accesibilidad de la herramienta se están barajando internamente otras herramientas. Entre ellas, stream directo a YouTube o realizar la señal directamente en StreamYard. @desafio va a hacer pruebas sobre este tema en los próximos días.
  • @desafio Va a abrir un segundo canal de YouTube para el streaming desde la cuenta de WPES
  • Se están haciendo gestiones para conseguir que Remo ofrezca 10 asistentes por mesa, pensando en facilitar el networking. Sin embargo @bi0xid está estudiando otras posibilidades como Jitsi o Hopin ya que hay varias dudas respecto a su idoneidad.
  • @mpcdigital comenzará a crear un listado de potenciales responsables de mesas para el Contributor Day
  • Se cierra la llamada a patrocinadores que se publicará el lunes. @davidperez ha definido finalmente los niveles, ha ajustado algunas contraprestaciones y se añade la posibilidad de que los Patrocinadores puedan hacer sorteos para los usuarios registrados en la web.
  • @olgamolinag presenta la primera maqueta del equipo de diseño. @fernandot hace algunas sugerencias sobre los claims y aspectos de contenido. Se marca como fecha provisional de maquetación del diseño para el 8 de abril.
  • Cada responsable de equipo queda encargado de compartir con sus colaboradores el documento de biografías para que completen su ficha. @fernandot está creando una página de la web con ello.
  • Como derivada de la fecha de publicación del diseño, a sugerencia de @sacrajaimez, se define el 10 de abril como día de apertura de taquilla para la venta de entradas (gratuitas). El hecho de sacar entrada permite al usuario recibir swag digital, participar en sorteos y recibir puntualmente la información interna de la organización.

#wordcamp-espana, #wordcamps

Resumen de la reunión de WordCamp España Online 2020 del 02/04/2020:

Resumen de la reunión de WordCamp España Online 2020 del 02/04/2020:

Participan en la reunión: @bi0xid, @desafio, @davidperez, @sacrajaimez, @weiko, @olgamolinag, @mpcdigital y @pablo-moratinos

  • Se confirma la publicación de la llamada a ponentes realizada este mismo día. Se decide que los colaboradores del equipo de organización puedan enviar propuestas de ponencia. Los responsables de equipo no podrán hacerlo.
  • La experiencia con Remo parece que tiene posibilidades, aunque hay alguna duda y además han duplicado el precio.
  • Rafa Poveda está investigando si podemos hacerlo con Jitsi o alguna otra opción.
  • En cuanto recibamos acceso a Crowdcast comprobaremos si podemos vincularlo con Camptix para enlazar entradas con usuarios de la videoconferencia. El protocolo de Central es dar el acceso a Crowdcast 10 días antes de la WC pero parece que podremos tenerlo antes.
  • El lunes 6 de abril a las 10h se publicará la llamada a sponsors en la web. Ya hay varios patrocinadores que han manifestado su interés y se les ha informado de este hecho. Se decide por unanimidad que se aceptarán siempre por orden de recepción de las solicitudes.

#wordcamp-espana, #wordcamps

Resumen de la reunión de orientación de WordCamp España online 2020 27/03/2020

Resumen de la reunión de orientación de WordCamp España online 2020 27/03/2020

Asisten a la reunión: @_dorsvenabili @fernandot, @desafio, @davidperez, @sacrajaimez, @weiko, @olgamolinag, @mpcdigital y @pablo-moratinos

  1. Para el lunes a más tardar tendremos la web de WCEspaña Online disponible para empezar a trabajar (actualización: ya está disponible)
  2. La WordCamp empleara Crowdcast como sistema de webinar y se distribuirá en 2 o 3 tracks simultáneos.
  3. Siguiendo indicaciones de Central, las entradas a la WC serán gratuitas, igual que en el resto de eventos online que se están organizando.
  4. Los beneficios de los patrocinadores se destinaran a la organización de eventos en zonas deprimidas donde es más complicado encontrar financiación.
  5. La propia naturaleza legal de la Fundación WordPress hace que sea complicado destinar la recaudación de las entradas y/o patrocinios a ONGs o proyectos de colaboración no relacionados directamente con sus actividades propias, tal y como se había proyectado en la reunión anterior. Por tanto se descarta ese aspecto.
  6. Se definirán dos paquetes de patrocinio, patrocinador y colaborador Los precios están aun por definir pero serán muy accesibles teniendo en cuenta los bajos costes del evento.
  7. Se comienza a trabajar en las posibilidades de un proveedor de salas de networking durante la WordCamp que además podrá ser utilizado para el Contributor Day. Este proveedor será testeado en una futura reunión al completo de todo el equipo organizador y colaboradores.
  8. Se compartirá una hoja de calculo en el Drive de WPEspaña con todos los contactos de prensa que se puedan usar a nivel de comunicación. (actualización: ya está disponible)
  9. Se ha pedido a Central un listado con todos los responsables de meetups en España para ofrecerles información puntual del evento.

#wordcamp-espana, #wordcamps

Resumen de la reunión organización de WordCamp España Online 2020 24/03/2020

Esta tarde se ha celebrado la primera reunión del equipo de responsables de WordCamp España Online 2020.

En los días pasado se construyó un estructura de organización compuesta por:

STREAMING: Julio de la Iglesia @desafio
PATROCINIOS: David Pérez @davidperez
CONTENIDOS: Fernando Tellado @fernandot
MARKETING: Sacra Jáimez @sacrajaimez
PONENTES: Roberto Vázquez @weiko
DISEÑO: Olga Molina @olgamolinag
WEBMASTERS: Rafa Poveda @bi0xid
CONTRIBUTOR DAY: Mariano Pérez @mpcdigital
LÍDER DE ORGANIZACIÓN: Pablo Moratinos @pablo-moratinos

Además de estas personas participan en los equipos: Francesc Barbero, Nilo Vélez, Miguel Ángel Terrón, Eva García, Carlos M. Díaz, Jesús Yesares, Jose Luis, Gorka Ruiz, Juanma Cívico, Laura Carracedo, JuanKa Díaz, Nuria Ramoneda, Marta Torre, Adrián Cobo, Javier Esteban, Roberto Miralles y Paco Marchante.

A través de votación abierta se ha fijado como fecha de WordCamp España Online 2020 los días 6, 7, 8 y 9 de mayo de 2020.

Orden del día

  1. Bienvenida y presentaciones
  2. Últimas noticias sobre la solicitud y confirmación de Fecha: 6(X) al 9(S) de mayo
  3. Repaso de grupos de trabajo. Dudas y refuerzos
  4. Presentación del Trello para la gestión del proyecto
  5. Qué WordCamp queremos/merecemos
  6. Actividades que vamos a acoger
  7. Qué aportar que no suela ser habitual
  8. ¿Podemos optimizar la experiencia del asistente?
  9. Sobre el swag
  10. Calendario de llamadas y deadlines fundamentales: Web, Sponsors, Ponencias, Programa y Entradas.

A comentario de @fernandot se decide tomar como modelo otras WordCamp online que se están fraguando. Recopilaremos material para analizar.

Temáticas de los contenidos

Se debate la clasificación por especialidades de las charlas. Se decide fomentar particularmente una linea de charlas centradas en usuarios noveles. Una WordCamp tan accesible como esta debe fijar uno de sus objetivos fundamentales en llegar a nuevo público.

Fomento de la participación femenina

Vamos a hacer el mayor esfuerzo posible en buscar la equidad de género en el número de ponentes. Se tratará de contactar de forma proactiva con mujeres ponente para invitarles a participar.

Formación de los ponentes

Debido a las peculiaridades del formato online se decide desarrollar una formación a los ponentes de cara a sacar el máximo provecho y calidad de su ponencia.

Formatos de ponencias

Se proponen a priori: Charlas 20m, 10m, Talleres, Mesa redonda, Preguntas y respuestas y Casos Prácticos. Quedamos a la espera de ver qué formatos/posibilidades nos ofrecerá Crowdcast como herramienta de videoconferencia.

Mariano destaca el formato de las charlas Round Robin

Se va a crear un equipo de presentadores y moderadores como conductores de las charlas, presentadores y moderación de preguntas.

Idiomas de las charlas

Se decide por unanimidad que el único idioma que se aceptará para las charlas será el español.

Precio de las entradas

El nº de participantes en este formato online está limitado por la plataforma de difusión. Con el fin de provocar el máximo compromiso con quienes adquieran entradas, se decide publicar las entradas con un precio simbólico de 2€.
Se crearán también entradas de tipo fila cero a un precio de 10€
La recaudación (o parte de la misma) se dirigirá a un proyecto de cooperación u ONG aun por definir. Estamos a la espera de indicaciones de Central en este sentido.
Se habilitará un sistema manual de solicitud de entradas gratuitas para aquellas personas que no puedan asumir el coste de la entrada o que no dispongan de capacidad técnica para el pago online.

Fecha provisional de publicación de la web

La web se publicará el 1 de abril en un formato básico y se irán haciendo escalonadamente las llamadas a patrocinadores, ponentes y presentación del diseño final (en torno al 6 de abril).
El objetivo es ser capaces de generar un flujo de información noticiable para facilitar el trabajo del equipo de marketing.

Tareas

Los próximos pasos y tareas quedan definidos en el tablero de trabajo de Trello.

#wordcamp-espana, #wordcamps