Resumen de la sesión de orientación a organizadores de WordCamps (🗓️ Enero 2023)

El martes 17 de enero hemos realizado la primera reunión del año de preguntas y respuestas sobre organización de WordCamps. Aquí os dejo las notas tomadas por si queréis consultarlas de nuevo o si no pudisteis venir.

Documento (Google Spreadsheet) de hitos de una WordCamp. Este documento muestra al detalle las fases de organización de una WordCamp (muy al detalle, no asustarse). Las filas representan el rol de un organizador –según el tamaño de la WordCamp una persona puede abarcar varios–, y las columnas un periodo de tiempo previo al evento (X antes del día del evento). La intensidad del color también refleja los momentos de mayor/menor carga de trabajo.

Existe una segunda pestaña con un listado detallado de tareas en el que puedes modificar la fecha del evento y te «calcula» una fecha estimada de cuándo cada tarea debería estar hecha. Podéis duplicar este documento en vuestra cuenta y adaptarlo a vuestro equipo o a las necesidades que tengáis.

Podéis proponer mejoras/cambios en el canal #wordcamps del Slack de WordPress España.

Sobre el orden de la solicitud, acuerdos y requisitos

  • ¿Tiene que estar cerrada la localización del evento antes de solicitar organizar la WordCamp? No, puedes rellenar primero el formulario de solicitud y después cerrar el local y las fechas. Son datos que habrá que tener antes de publicar oficialmente el evento, pero se puede avanzar en otros frentes antes.
  • Fechas de eventos. Aunque es interesante -por tema de patrocinadores principalmente- que no coincidan dos WordCamps en el mismo país el mismo fin de semana, puede que en España en algún momento sea inevitable. Tiene sentido si son en dos regiones lejanas, ya que al ser un evento local, el público es distinto. Aún así, los mentores son los que mejor saben las fechas que barajan otras WordCamps y pueden orientar.
  • Hace falta siempre un acuerdo firmado/contrato por el local donde se celebrará el evento. Hay una plantilla en caso de que no tengan. Lo mejor es que tenga detallado el precio final, lo que se está cediendo y la política de cancelación. No lo tiene que firmar el organizador sino un representante de WordCamp Central. De esta manera el seguro cubre el evento.
  • Los acuerdos de los patrocinadores también tienen que estar firmados por un representante de WordCamp Central, no por el organizador líder para que tengan validez legal en caso de alguna circunstancia. Lo normal es que primero lo firme el patrocinador y después se envíe a Central para que se firme y almacene. A veces el patrocinador lo pide firmar después, en ese caso no hay que olvidar subir el acuerdo a la entrada del patrocinador en la web de la WordCamp.
  • En 2022 y de momento en 2023 no se está siendo estricto con que las comunidades locales tienen que tener 6-9 meses de actividad en la meetup antes de organizar una WordCamp porque muchas se están aún reactivando. Si había comunidad antes de la pandemia, una WordCamp es una buena manera de volver a juntar a todo el mundo.

Sobre meetups, locales y finanzas de una WordCamp

  • Si tu meetup tiene problemas para encontrar un local, recuerda que está activo el programa de fondos para ayudar a pagar el local
  • Muchas ciudades y países tienen problemas a la hora de reservar espacios a las comunidades WordPress (al ser una fundación de EE.UU.) y tienen que hacerlo a través de ONG locales o creadas para ello.
  • No suelen ser problemas bloqueantes y siempre se encuentra una opción para solucionarlo. Envía tu solicitud de WordCamp y después de que sea verificada, en la orientación se pueden plantear todos esos escenarios.
  • ¿Las facturas de los proveedores de la WordCamp van con IVA o sin IVA? Aunque muchas gestorías consideran que la norma indica que al facturar a la fundación (EE.UU.) no hay que añadir el IVA, a algunos proveedores les instan a añadirlo al estar ofreciendo un servicio en suelo nacional. Desde Central no se solicita que se haga de una manera u otra, pero sí pedimos que se pregunte antes y, en caso de tener que pagar la factura con IVA, se añada el precio final al presupuesto para que no haya sorpresas de última hora.
  • Los organizadores pueden pagar de su bolsillo pequeños gastos que tienen que ser pagados al momento y después solicitar un reembolso desde la web de la WordCamp.
  • En países donde es un problema (financiero, legal o incluso político) gestionar dinero con una fundación de EE.UU., existe la opción de gestionar el dinero sin que este pase por Central (WPCS). En este caso se solicitará un informe de transparencia exhaustivo sobre cada céntimo del evento.

Sobre dossieres, nuevas WordCamps y do_actions

  • Sería interesante tener un dossier en español sobre «Qué es WordPress» o «Qué es una WordCamp» porque muchas instituciones no tienen ni idea. Granada tiene algo que ya han utilizado y puede que sea una base para un documento compartido.
  • Hay interés en reavivar la WordCamp Latam -ya se comentó en las reuniones de noviembre-, pero hay que poner en contacto a las personas que quieren sumar.
  • ¿Tiene sentido meter un do_action en la WordCamp? Depende de la organización de cada evento/equipo. En Pontevedra se sacó fuera por comodidad a la hora de gestionar los patrocinios: ya se tenían apalabrados y no hubo que hacer una llamada pública a patrocinadores. Además, pagaron directamente la comida/café y los hosting de las ONG y así no hubo que gestionar ni un euro desde el equipo (técnicamente todo fueron patrocinios en especie).

¡Muchas gracias a @peiraisotta por su ayuda resolviendo dudas y a Luis Miguel Climent, Javier Casares, Nilo Vélez, Pablo Hernández, Ana Cirujano y Óscar (creo que no me dejo a nadie) por compartir sus experiencias!

Sesión de enero de orientación mentores/organizadores de WordCamps

Después de la buena acogida de las dos reuniones que hicimos en noviembre (y cuyo resumen podéis leer aquí), desde el equipo de comunidad retomamos estas sesiones con idea de hacer al menos una cada mes.

Cualquier miembro de un equipo organizador de una WordCamp presente, pasada o futura, cualquier mentor, cualquier persona que tal vez en el futuro se anime o simplemente cualquiera con curiosidad puede pasar a conocer el proceso de organizar una WordCamp y resolver cualquier duda sobre ello.

¿Crees que hay demasiadas cosas que hacer? ¿Que es muy complejo? Veremos todas las tareas recomendadas y compartiremos consejos y experiencias sobre gestión de equipos, de tiempos, de comunicaciones… Y, por supuesto todo lo que te preguntes sobre patrocinadores, comidas, ponentes, días del contribuidor o lo que se te ocurra tendrá respuesta.

La reunión será:

  • el martes 17 de enero de 16:00 a 17:00 (Hora de Madrid, España) vía Zoom

¡Guárdalo en tu calendario y compártelo con cualquiera que pueda estar interesado!

Resumen Reunión Equipo de Plugins 14-11-2022

Después de la WordCamp Sevilla 2022, vimos la necesidad de organizar mejor el equipo de plugins respecto a diferentes necesidades que vemos para la comunidad.

Orden del día:

Organización de las reuniones.
Revisión Handbook. Cómo poder aportar.
Revisión de plugins obsoletos. Cómo poder aportar.
Mejores prácticas en desarrollo.

Asisten:
@pedromcj95 @pacomarchante @fernandoaureonet @lruizcode @pacotole y @davidperez

Temas que hemos comentado en la reunión.

Gestión de Equipo

  • Vemos la necesidad de crear Equipo en el GitHub de España para las distintas contribuciones que tengamos sobre Guías y otros materiales.
  • Añadiremos a los diferentes participantes de este equipo en GitHub.

Preparar las WordCamps

El Contributor Day de las WordCamps es un momento especial para poder ayudar a los diferentes desarrolladores a publicar en WordPress así como seguir trabajando en el grupo de Plugins. Para ello, vemos necesario:
– Preparar un guión para los iniciados
– Cómo preparar un ticket de Plugins
– Cómo configurar las notificaciones de plugins
– Figma para los recursos de un plugin
– Recursos para desarrolladores: Boilerplate

Preparar Guías:

Preparar diferentes guías para poder mejorar las habilidades y trabajo dentro de WordPress.
– Cómo crear tu primer plugin para WordPress (subir a través de GitHub)
– Diseño Gráfico de Plugins
– Migrar tu plugin de jQuery a JavaScript

Crear herramientas:

Se ve la necesidad de crear herramientas donde la comunidad pueda utilizarlas y mejore la productividad para la creación y mejora del código.
– Inicializar bloques o constructor
– Boilerplate de plugin

Contribuir en el Core:

Nos gustaría participar en el Core de WordPress. Debemos iniciarnos en cómo podemos aportar en el Core y cómo identificar las necesidades.
– Guía cómo contribuir en el Core
– Identificar Good First Bugs

Revisión de plugins obsoletos:

Ver si de alguna forma podemos contribuir en la mejora y ayuda para identificar plugins obsoletos con muchas descargas y ayudar a resolver los problemas, siempre y cuando tenga un formato open source y no haya intereses de venta detrás de ese plugin.
– Cómo identificar los más utilizados

La conclusión es que creemos que estamos poniendo la semilla para hacer fija una reunión mensual + una reunión virtual por Slack para revisar las tareas y revisión de las necesidades de la comunidad.

Para seguir la actividad, sólo hay que ir al canal de Plugins España.

Resumen reunión Equipo de Marketing  25-11-2021

El equipo de marketing se reunió el día 25 de noviembre. La reunión tiene lugar a través de Zoom, cuyo enlace se comparte en el canal de Slack del equipo #marketing y con acceso permitido a toda persona interesada en participar.

Asisten 

@glycymeris, @davidperez, @alexmusetti,@zhielito7, @bertaminguela, @anagavilan

Resumen

La reunión de hoy está destinada a trabajar sobre el “Manual de comunicación para WordCamps”, donde establecemos la estructura de la guía de GitHub para el repositorio.

En esta sesión, a similitud de Global, creamos el «Marketing Team» de España en GitHub para poder documentar las acciones del equipo. Aún no esta operativo pero si en progreso.

A la vez, @glycymeris y @davidperez nos dan soporte de cómo funciona GitHub, las propias acciones que realizamos las documentamos para la persona que inicia de nuevo.

Marcamos tareas para los próximos días y las que se enlazan, nos avisaremos por el canal de slack al terminar.

Como hemos indicado, recordamos que la próxima reunión de marketing se realizará el próximo jueves día 2 de diciembre.

Seguiremos hablando en el canal de Slack de #marketing, donde comentaremos todos los temas pendientes y continuaremos trabajando.

Próxima reunión

  • Fecha: 2/12/2021
  • Hora: 18h
  • Lugar: canal #marketing de Slack.

Resumen reunión Equipo de Marketing  11-11-2021

El equipo de marketing se reunió el día 11 de noviembre. La reunión tiene lugar a través de Zoom, cuyo enlace se comparte en el canal de Slack del equipo #marketing y con acceso permitido a toda persona interesada en participar.

Asisten 

 @jorgewp, @anagavilan, @megustamundomac, @zhielito7, @bertaminguela, @thorian85, @alexmusetti, @maticuadro, @lmurillom

Resumen

En la reunión de se trata:

  • Debido a diferentes movimientos del equipo, en esta reunión hay personas nuevas y se hace una reunión especial para explicar bien qué es el equipo y qué hacemos.
  • ¿Cómo puedo colaborar? Repasamos todas las acciones que hacemos habitualmente.
  • Revisión encuesta que hicimos en octubre
  • Resumen de lo que hicimos el día de la comunidad
  • Repasamos proyectos que tenemos para acabar el año
  • La próxima reunión del 25 de noviembre se destinará al Manual de Comunicación para WordCamps. Y la reunión habitual de equipo será el 2 de diciembre.

Como hemos indicado, recordamos que la próxima reunión de marketing se realizará el próximo jueves día 2 de diciembre.

Seguiremos hablando en el canal de Slack de #marketing, donde comentaremos todos los temas pendientes y continuaremos trabajando.

Próxima reunión

  • Fecha: 2/11/2021 a las 18h
  • Lugar: canal #marketing de Slack.
  • Reunión especial: Manual Comunicación WordCamps 25/11/21 a las 18h

Resumen de la reunión de WordCamp España 2021 28/10/2021

Resumen de la reunión de WordCamp España 2021 28/10/2021

Asisten a la reunión @mpcdigital, @anagavilan, @jose64, @lmcliment, @Frunky, @davidperez y @pablo-moratinos.

Se confirma la última presentadora del evento: Carla Saiz, que se une a Ana Gavilán, Luis Miguel Climent y Pablo Moratinos. Cada uno de ellos se ocupará de un track cada día: Pablo A jueves, Ana B jueves, Carla A viernes, Luismi B viernes.

Se acuerda un envío de mail a todos los asistentes con los enlaces de Zoom el lunes 1 de noviembre.

Se acuerda un envío de mail a todos los asistentes con la información de patrocinadores el martes 2 de noviembre.

Se acuerda un envío de mail a todos los asistentes con recordatorio de los enlaces de Zoom el miércoles 3 de noviembre.

Este próximo fin de semana se cierran las grabaciones para las micropresentaciones de las mesas del día de la comunidad. Dichas grabaciones se enviarán al equipo de marketing para su difusión. Además se publicará un post con toda la información del Día de Comunidad

Se acuerda un envío de mail a todos los asistentes el viernes 5 con el contenido del post del Día de Comunidad y los accesos al Zoom para participar.

Se acuerda recordar a los sponsors la posibilidad de ofrecer regalos para los juegos de dinamización del evento. Estos juegos se ganaran mediante concurso usando la herramienta cedida por Metricool.

Se ha celebrado reunión con las comunidades locales y se está haciendo seguimiento.

Vamos a solicitar a los presentadores del Late Show el envío de una promo.

Falta una presentación de ponentes. Si no llega antes del viernes a las 23:59, cancelaremos esa ponencia.

Se acuerda solicitar contactos telefónicos de los ponentes para emergencias.

Se convoca las próximas reuniones de seguimiento (30′):

  • lunes 1 de noviembre a las 13:00h
  • martes 2 de noviembre a las 17:30h
  • miércoles 3 de noviembre a las 12:00h

Resumen de la reunión de WordCamp España 2021 21/10/2021

Resumen de la reunión de WordCamp España 2021 21/10/2021

Asisten a la reunión @mpcdigital, @anagavilan, @jose64, @lmcliment, @nilovelez, @Frunky, @ricardovilar, @davidperez y @pablo-moratinos.

Repaso a la situación de cada uno de los equipos.

Desde el equipo de mentorías, @lmcliment confirma que las han completado (salvo con una ponente, con quien no ha sido posible contactar)

Se ha realizado una reunión con las meetups que van a hacer eventos presenciales simultaneos a la WordCamp. Hay aproximadamente 5 meetups preconfirmadas.

Marketing pide algunas actualizaciones de diseños para las publicaciones de sponsors.

Desde el equipo de sponsors se confirma que todos los slots están cubiertos y con el proceso completado. Se propone ofrecer a los sponsors la posibilidad de ofrecer premios para los sorteos de dinamización en redes sociales.

Añadimos a Metricool en el nivel de colaboradores por su ayuda para el área de marketing

Respecto al Late Night Show, todo está en marcha. @Frunky Intentaremos tener un teaser para unos días antes. Pedimos traductores en la comunidad española para repasar algunos subtítulos. Se proponen subtitular todo el programa en inglés para mejorar su alcance internacional.

Hay que cambiar logos de entrada en zoom, se encargará @jose64.

Desde el equipo de diseño @ricardovilar advierte que falta foto de ponente de Celia Rozalén Martín

Se debate la elección de presentadores. Confirmados @anagavilan y @pablomoratinos y permanece abierto el debate para seleccionar otros dos.

Se convoca para una próxima reunión de seguimiento el jueves 28 de octubre a las 19h

Resumen reunión Equipo de Marketing 07-10-2021

El equipo de marketing se ha reunido el día 7 de octubre. La reunión tiene lugar a través de Zoom, cuyo enlace se comparte en el canal de Slack del equipo #marketing-wp y con acceso permitido a toda persona interesada en participar.

Asisten 

 @jorgewp, @anagavilan, @megustamundomac

Resumen

En la reunión de se trata:

  • Revisamos publicaciones anteriores realizadas y previstas.
  • Organizamos las publicaciones para el mes y repartimos su redacción entre los asistentes.
  • Se realizará encuesta en el canal de slack de #marketing-wp para activar la participación entre los usuarios.
  • Se valoran temas a poder trabajar para el día del Contribuidor dentro de la próxima WordCamp España. Se concretarán las actividades en la próxima reunión del día 28 de este mes.
  • La próxima reunión prevista era para el día 21 de octubre por slack y la siguiente el 4 de noviembre por zoom pero nos coincide con la #WCES y se ha decidido trasladar todo una semana para que podamos asistir. Quedando el 28 de octubre reunión por slack para comprobación de publicaciones mensuales, resultados de la encuesta y actividades para el día del Contribuidor. La reunión por zoom se realizará el 11 de noviembre.

Como hemos indicado, recordamos que la próxima reunión de marketing se realizará el próximo jueves día 28 de octubre con la particularidad de que sea vía texto por el canal de Slack.

Seguiremos hablando en el canal de Slack de #marketing-wp, donde comentaremos todos los temas pendientes y continuaremos trabajando.

Próxima reunión

Resumen de la reunión de WordCamp España 2021 30/06/2021

Resumen de la reunión de WordCamp España 2021 30/06/2021

Asisten a la reunión @bi0xid, @mpcdigital, @anagavilan, @jose64, @lmcliment, @desafio, @Frunky, @davidperez, @fernandoaureonet, @frunky y @pablo-moratinos

El equipo de Late Show propone una serie de presentadores que se debaten y votan. A los seleccionados se les informará y pedirá su colaboración voluntaria. Quedamos pendientes de su respuesta.

Queda pendiente la solicitud de presupuesto de producción de late show, a cargo de @frunky.

@davidperez presenta el diseño de paquetes de patrocinio:

  • Patrocinio en jornada de charlas
  • Colaboradores del evento
  • Colaboradores de quedadas locales
  • Patrocinio de Late Show

Los costes y particularidades de cada paquete se definirán cuando tengamos el presupuesto inicial de la WC

Se realizará una llamada a comunidades locales para la producción de vídeos de presentación de cada grupo y para la organización de las quedadas locales.

Se recogerán propuestas para camisetas de WCES y se estudiarán los posibles problemas logísticos.

El equipo de selección de ponencias propone los siguientes tipos de charla:

Tips de 5′, charla de 15′, charla de 20′ + 10′ de preguntas y charla de 50′ + 10′ de preguntas (solo una por día). Además se transmitirán vídeos de presentación de las comunidades locales españolas.

La llamada a las colaboraciones de 5′ max se hará de forma separada de la llamada ponentes.

El qeuipo de comunicación presenta una propuesta de Calendario editorial provisional.

Se ha solicitado un presupuesto para una herramienta de gestión de eventos online que cumple con los requerimientos básicos de WCES.

Se convoca la próxima reunión para el martes 27 de julio a las 18:30h

Resumen reunión Equipo de Marketing 03-06-2021

El equipo de marketing se ha reunido el día 3 de junio. La reunión tiene lugar a través de Zoom, cuyo enlace se comparte en el canal de Slack del equipo #marketing-wp y con acceso permitido a toda persona interesada en participar.

Asisten

@javiercasares, @sacrajaimez, @megustamundomac, @anagavilan, Carla Patricia,  @glycymeris

Resumen

En la reunión hablamos sobre los siguientes temas:

  • Planificamos nuevos posts para las próximas semanas y revisamos cómo van los artículos de la próxima semana. 
  • Comentamos los artículos enviados al canal durante la semana y vemos si son interesantes para publicar.
  • Revisamos el avance del proyecto de participa y decidimos darle más difusión.
  • Comentamos que para el blog se podrían crear más artículos que cuenten experiencias de personas.

Por último, recordamos que la próxima reunión de marketing se realizará el próximo jueves día 17 de de junio con la particularidad de que sea vía texto por el canal de Slack.

Seguiremos hablando en el canal de Slack de #marketing-wp, donde comentaremos todos los temas pendientes y continuaremos trabajando.

Próxima reunión